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Kostengünstig E-Rechnungen ausstellen


Walzbachtal, 09. März 2021 – XRechnung und GAEB X89: Elektronische Rechnungen sind nicht mehr aufzuhalten. Doch viele mittelständische Handwerker scheuen die Investition in kostspielige und oft überdimensionierte ERP-Systeme, um die elektronischen Rechnungen ausstellen zu können. Ihnen bietet die Software GAEB-Online 2021 eine kostengünstige Alternative.

Software GAEB Online 2021 bietet mittelständischen Handwerkern Alternative zu teuren ERP-Systemen

Eine Rechnung mit dem PC oder der Schreibmaschine schreiben und in die Post werfen: Was jahrzehntelang Standard war, gehört immer mehr der Vergangenheit an. So übermitteln Firmen seit dem 27. November 2020 Rechnungen ab einer Höhe von 1.000 Euro in elektronischer Form an die Bundesbehörden – im Laufe von 2021 auch an öffentliche Auftraggeber der Länder und Kommunen. Und zwar in einem bestimmten Format: der XRechnung, ein XML-basiertes semantisches Datenmodell, konform zur europäischen Norm EN 16931-1. Mehrere Portale verwalten den Eingang der elektronischen Rechnungen: Die zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) kümmert sich um den Posteingang für Bundesbehörden und Verfassungsorgane, die Onlinezugangsgesetz (OZG) konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) um XRechnungen für die mittelbare Bundesverwaltung und Bundesländer. Zudem bietet die Bundesdruckerei die Plattform VPX für alle Institutionen, die nicht an ZRE und OZG-RE angeschlossen sind. Doch egal, welche Basis, der Zweck der E-Rechnung ist stets derselbe: Das standardisierte Digitalformat ermöglicht eine automatisierte Weiterverarbeitung der Rechnungsdaten, senkt den Bürokratieaufwand und beschleunigt Zahlungsvorgänge.

GAEB-Online 2021 als Alternative zur teuren ERP-Software

Doch jede Entwicklung hat Sonnen- und Schattenseiten. Und so stellt die XRechnung Betriebe nicht selten vor eine aufwendige Umstellung. Denn eine Rechnung in diesem Format zu erzeugen ist nicht trivial: Die Firmen müssen zahlreiche Pflichtfelder beachten, etwa den Steuersatz für jede einzelne Position, Mengeneinheiten im ISO-Code, Codes für Zahlungsmittel sowie die Leitweg-ID des Empfängers. Zwar sind Betriebe, die bereits in ein modernes Enterprise-Ressource-Management (ERP) System investiert haben, in der Regel auf der sicheren Seite – denn fast jeder ERP-Hersteller bietet mittlerweile Funktionen an, um XRechnungen zügig und zuverlässig auszustellen. „Doch diese Lösungen kosten schnell über 1.000 Euro und sind in ihrem Funktionsumfang für viele kleine mittelständische Handwerkbetriebe überdimensioniert“, weiß Ulrike Braun, Geschäftsführerin des Softwareherstellers gaeb-online aus Walzbachtal. Wesentlich günstiger sei eine Alternative: Die Software GAEB-Online 2021. Dabei handelt es sich um ein Bieterprogramm, mit dem Handwerker in erster Linie GAEB-Ausschreibungen in ihrer gewohnten Microsoft Office Umgebung weiterverarbeiten und Angebote im Format GAEB DA84 abgeben – jenseits teurer Speziallösungen für Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung (AVA). Ein Zusatzmodul für GAEB-Online 2021 macht es nun möglich, in der gewohnten Microsoft Office Umgebung kostengünstig XRechnungen zu schreiben.

Schöne alte Welt: XRechnungen im gewohnten Office-Umfeld schreiben

Das Zusatzmodul heißt „Excel-Aufmaß XRechnung“. Mit diesem Modul erzeugen Handwerker aus einem Aufmaß in Excel eine XRechnung und übermitteln sie an den Empfänger. Die Software nutzt dabei das Format, das die Bundesbehörden aktuell bevorzugen: Universal Business Language (UBL) – ein strukturiertes Datenformat in XML und internationaler Standard im elektronischen Geschäftsbetrieb. Um die XRechnung zu übermitteln, benötigen Betriebe die Leitweg-ID, mit der die Eingangsportale die Rechnung dem richtigen Empfänger zuordnen können. Die im UBL-XML-Format erstellten XRechnungen lassen sich dort von Maschinen problemlos weiterverarbeiten. Um auch Menschen jederzeit einen Einblick in die Rechnung zu ermöglichen, erzeugt „Excel-Aufmaß XRechnung“ zudem eine rechnungsbegründete Unterlage (RBU) in Form einer PDF-Datei.

Vorlage beschleunigt Rechnungsstellung

Das Zusatzmodul „Excel-Aufmaß XRechnung“ bietet eine weitere Funktion, die Handwerksbetrieben die Arbeit vereinfacht: Eine Vorlage, um schnell und einfach verbaute Mengen in einer Tabelle zu erfassen – auch ohne Aufmaß. Um die Funktion zu nutzen, öffnet der Anwender die GAEB-Datei und übergibt sie an Excel. Dort erfasst er in einer Liste der Positionen die auf der Baustelle ausgeführten Mengen. Das System berechnet alle Summen direkt bei der Eingabe automatisch. So erkennt der Anwender beispielsweise auf einen Blick, ob im Vergleich zu den ausgeschriebenen Positionen des Leistungsverzeichnisses (LV) Mehr- und oder Mindermengen auftreten. Alle berechneten Summen überträgt die Software abschließend direkt in das Rechnungsformular. Die Rechnung lässt sich anschließend als XRechnung speichern und an den Auftraggeber übermitteln. Und mit wenigen Mausklicks lassen sich die LV-Positionen als RBU an die Rechnung anfügen.

GAEB-Online 2021

Elektronische Rechnung auf Wunsch auch im GAEB X89 Format

Die XRechnung hat im Bauwesen allerdings auch einen Nachteil: Das Format enthält nicht das Leistungsverzeichnis. Bisher haben sich hier für den elektronischen LV-Austausch in den letzten Jahren die GAEB-Formate als Standard etabliert. Nun ist eine neue Lösung auf dem Vormarsch, die GAEB-Online 2021 neben der XRechnung ebenfalls unterstützt: GAEB X89 – ein Format für das Bauwesen, um elektronische Rechnungen mit Leistungspositionen und Mengenansätzen digital an Planer, Architekten oder Auftraggeber wie große Baukonzerne zu übermitteln. „Ein spannender Ansatz ist zudem, in Zukunft XRechnung und GAEB X89 zu mischen“, erklärt Braun. „Eine solche Lösung wird eine GAEB X89 Datei mit dem Leistungsverzeichnis als RBU in die XML-Struktur der XRechnungen miteinpacken. Wir planen, diese Technik ab Jahresmitte 2021 zu unterstützen.“

Über die Software GAEB-Online 2021

Die Prozesse Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung (AVA) gehören für Unternehmen des Bauwesens zum Alltag. Dabei müssen Beteiligte eine Vielzahl an Informationen austauschen – Kostenschätzungen, Leistungsverzeichnisse, Mengenberechnungen, Angebote und Abrechnungsdaten. Damit der Datenaustausch schnell und fehlerfrei funktioniert, hat der Gemeinsame Ausschuss Elektronik im Bauwesen (GAEB) – ein Bundesgremium, das dem Bundesministerium für Verkehr, Bau und Stadtentwicklung zugeordnet und dem Deutschen Institut für Normung (DIN) angegliedert ist –Standardisierungen erarbeitet. Dazu zählt ein einheitliches Datenformat für den Austausch von Bauinformationen: GAEB DA XML. Die Software GAEB Online 2021 macht es nun möglich, Dateien aus Excel, OpenOffice und LibreOffice in GAEB-Formate der einzelnen Austauschphasen zu konvertieren – etwa in D81 bis D86, GAEB 90 oder GAEB 2000. „Immer mehr Kunden sind von GAEB Online 2021 als Alternative zu einem teuren AVA-Programm überzeugt“, unterstreicht Braun. Die Käufer nutzten die Software, um GAEB-Dateien in ihre gewohnten Office-Umgebung zu importieren, dort zu bearbeiten und erneut in das GAEB-Format umzuwandeln. „Das Programm ist eine optimale Lösung für Unternehmen des Bauwesens, um GAEB in Verbindung mit Excel, OpenOffice oder LibreOffice bestmöglich und komfortabel zu nutzen.“

Für Rückfragen

gaeb-online
Ulrike Braun
Kraichgaustraße 15
75045 Walzbachtal/Jöhlingen
E-Mail: info@gaeb-online.de Tel.: 07203/34 65 06

Was ist eine DA11-Datei?

Mit einer DA11-Datei können auf der Baustelle verbaute Mengen digital an den Architekten zur Rechnungsprüfung übermittelt werden. Dieser kann die Daten in sein AVA-Programm einlesen und die Rechnung einfacher prüfen. Dieses Verfahren ermöglicht eine schnellere Freigabe von Abschlags- und Schlusszahlungen und optimiert den Zahlungsverkehr.

In der Praxis gilt: Prüfbares Aufmaß = schnellere Zahlung!

Die ursprüngliche Variante des Dateiaufbaus einer DA11-Datei stammt noch aus dem Jahre 1979. Im Jahre 2009 wurde die Datensatzbeschreibung der DA11 nochmals erweitert. Hier wurde eine flexiblere OZ-Maske, nach den Regelungen von GAEB90 aufgenommen.

Obwohl diese Art der Struktur von Daten aus der „EDV-Steinzeit“ stammt, funktioniert der Datenaustausch hierüber – also 40 Jahre später – noch immer problemlos.

Da sich die neueren Aufmaßvarianten, wie zum Beispiel GAEB-VB 23.004 mit DA12, in der Praxis – warum auch immer- nicht durchgesetzt haben, wird von den Auftraggebern immer noch die gute, alte REB 23.003 mit DA11 genutzt. Die meisten Auftraggeber, gerade auch in öffentlichen Verwaltungen, verlangen das Format DA11 als Grundlage für ein prüfbares Aufmaß von Ihren Fachfirmen.

Mit der Erweiterung Excel-Aufmaß für GAEB-Online 2018 können Sie ganz einfach Mengen und Aufmaße in Excel ermitteln und diese als DA11-Datei für Ihren Auftraggeber exportieren. Weitere Informationen finden Sie hier https://www.gaeb-online.de/gaeb-excel-aufmass.html.

Excel-Aufmaß für GAEB-Online 2018 kann sowohl die einfache DA11 in der Ausgabe von 1979 mit der festen OZ 1122PPPPI, als auch die flexiblere DA11 in der Ausgabe 2009. Seit 2009 ist z.B. im Straßenbau die REB 23.003, in der Ausgabe 2009, als die verbindliche Aufmaßregelung eingeführt und wird dort genutzt.

GAEB-Online 2018: Excel-Aufmaße nach REB 23.003

Mit der neuen Version 2018 der Software GAEB-Online lassen sich prüfbare Aufmaße nach REB 23.003 als DA11-Datei über Tabellenkalkulationsprogramme wie Microsoft Excel erstellen. Das vereinfacht Rechnungsprüfungen und beschleunigt die Zahlungsabwicklung.

Viele Bauhandwerker, Hoch- und Tiefbauunternehmer kalkulieren ihre Angebotspreise nicht in einem ERP-Branchenprogramm, sondern mit einer meist ohnehin vorhandenen Office‑Software wie Microsoft Office oder OpenOffice. Mit dem darin enthaltenen Tabellenkalkulations­programm, zum Beispiel Microsoft Excel, lassen sich Angebote flexibel kalkulieren und mit eigenen Regeln, Artikeln oder Preisen für die Preisermittlung hinterlegen. Allerdings fehlt Office-Programmen eine Schnittstelle für den Import von GAEB-Ausschreibungen. Diese Lücke schließt die Bietersoftware GAEB-Online 2018.

Mehr als ein GAEB-Excel-Konverter

GAEB-Ausschreibungen lassen sich mit GAEB-online beispielsweise an Microsoft Excel übergeben, inklusive allen hinterlegten Berechnungsformeln. Damit sind Unternehmer in der Lage, in ihrem favorisierten Tabellenkalkulationsprogramm schnell Preise zu erfassen und Summen automatisch zu berechnen sowie vorher Berechnungsformeln zur Preisermittlung projektspezifisch und bedarfsgerecht anzupassen. Das Angebot kann anschließend in GAEB-online ausgedruckt, als PDF- oder GAEB DA84-Datei ausgegeben und per E-Mail versandt werden. Man kann damit auch GAEB-Dateien direkt aus Excel erstellen, respektive Excel-Daten in ein GAEB-Format konvertieren. GAEB-Online 2018 verarbeitet das aktuelle GAEB XML 3.2-Format ebenso wie die älteren Formate GAEB 2000 oder GAEB 90. Mittlerweile hat sich die Bietersoftware zu einem Universalwerkzeug für GAEB-Ausschreibungen entwickelt, die alle wichtigen Werkzeuge enthält. Mit neuer Technik, neuer Oberfläche und vielen neuen Funktionen macht GAEB-Online 2018 die Bearbeitung von GAEB-Ausschrei­bungen und die Angebotserstellung noch komfortabler.

Neue Version mit mehr Komfort

Bereits beim Öffnen von GAEB-Ausschreibungen werden diese automatisch auf mögliche Fehler geprüft, ebenso wie beim Speichern oder beim Erzeugen eines elektronischen DA84-Angebotes. Das bietet mehr Sicherheit im Ausschreibungsprozess. Sämtliche im GAEB 2000- und GAEB-DA-XML-Format darstellbaren Grafiken, Schriftarten oder Formatierungen, Tabellen oder Aufzählungen in Langtexten werden von GAEB-Online 2018 korrekt angezeigt und ausgedruckt. Da GAEB-Online 2018 auf Excel-Vorlagen basiert, können Excel-Dateien nach individuellen Vorgaben erstellt werden – entweder indem mitgelieferte Kalkulationsvorlagen individuell angepasst oder eigene Vorlagen generiert werden. Leistungsverzeichnisse können per LV-Filter schnell nach verschiedenen Kriterien durchsucht werden, um etwa Positionen mit bestimmten Kurztexten zu finden, was die Bearbeitung umfangreicher LVs vereinfacht. Für digitale Preisanfragen können anzufragende Positionen als Excel-Listen ausgegeben werden. Werden diese vom Baustoffhändler ausgefüllt und zurückgesandt, kann man die Excel-Tabelle des Lieferanten einfach importieren und eventuelle Zuschläge erfassen. Fehlende Preise werden automatisch ergänzt und das Angebot kann als DA84-Datei ausgegeben oder ausgedruckt werden. Ferner erstellt GAEB-Online 2018 zum Angebot bei Bedarf eine Excel-Datei als Formblatt EFB 223 zur Aufgliederung der Einheitspreise, was inzwischen von vielen öffentlichen Auftraggebern gefordert wird. In GAEB-Online 2018 erfasste Daten werden automatisch in das Formblatt in Excel übertragen und können dort ergänzt werden.

Neu: prüfbare Aufmaße nach REB 23.003

Neu in der GAEB-Online Version 2018 ist auch die Erstellung prüfbarer Aufmaße nach REB 23.003 mit DA11 Dateien, direkt im Tabellenkalkulationsprogramm. Der Anwender übergibt dabei aus GAEB-Online 2018 das GAEB-LV in eine Excel-Vorlage, generiert in Microsoft Excel seine Aufmaße und erstellt eine DA11-Datei. Mit einer DA11-Datei können Aufmaße digital an den Auftraggeber übermittelt werden. Der Auftraggeber kann die Daten beispielsweise zur Rechnungsprüfung direkt in sein AVA-Programm einlesen und die aufgemessenen Mengen dort weiterverarbeiten. Dieses Verfahren reduziert den Aufwand auf beiden Seiten, ermöglicht eine schnellere Freigabe von Abschlags- und Schlusszahlungen, beschleunigt die Zahlungsabwicklung und optimiert so die Liquidität ausführender Unternehmen. Weitere Informationen: gaeb-online, Ulrike Braun, Kraichgaustraße 15, 75045 Walzbachtal/Jö, Telefon: 07203 / 346506, Fax: 07203 / 922141, info@gaeb-online.de, www.gaeb-online.de