GAEB-KI-Preisdatenbank aufbauen: In 4 Schritten zu eigenen Preisvorschlägen

Eine GAEB-KI-Preisdatenbank aufbauen heißt eigentlich nichts anderes, als die Preise aufzuheben und zu speichern, die Sie ohnehin schon kalkuliert haben. Genau daran scheitert es in vielen Betrieben: Die Angebote der letzten Jahre liegen in irgendwelchen Ordnern, aber bei der nächsten Ausschreibung wird trotzdem wieder neu von vorn gesucht. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie diesen Bestand in GAEB-Online 2025 Schritt für Schritt zu einer besseren KI-Preisbasis machen.

Das Kalkulationswissen haben Sie schon

Jedes abgegebene Angebot enthält Ihr Wissen, das Sie einmal erstellt haben. Material- und Lohnkosten, Konditionen von Nachunternehmern, Gerätekosten, Zuschläge für Wagnis und Gewinn – all das steckt in den Einheitspreisen, die Sie erfasst haben.

Verwendet wird dieses Wissen aber selten systematisch. Kommt ein neues Leistungsverzeichnis (das LV im GAEB-Standard, meist als Datei mit der Endung X83), beginnt die Preisfindung häufig wieder bei null. Auch dann, wenn sich die Positionen kaum von einem Angebot aus dem Vorjahr unterscheiden.

Der KI-PreisNavigator für GAEB-Online 2025 setzt genau hier an. Er greift auf eine lokale Preisdatenbank zu, erkennt gleiche oder ähnliche Positionen und schlägt daraus Einheitspreise für das neue LV vor. Diese Datenbank entsteht nicht von selbst – Sie füllen sie mit jedem Angebot, das Sie kalkulieren. Einfach per Mausklick!

So können Sie eine GAEB-KI-Preisdatenbank aufbauen

Der Ablauf ist bewusst kurz gehalten und fügt sich in die gewohnte Arbeit ein. Sie brauchen keine Vorkenntnisse und keine Datenpflege nebenher.

Wichtig ist nur, dass Schritt 2 zur Gewohnheit wird. Ein Angebot, das nicht gespeichert wird, steht der KI später nicht zur Verfügung. Wer die Übernahme fest an das Ende jeder Kalkulation hängt, hat den Aufbau nach kurzer Zeit im Griff.

Ab wann die Datenbank brauchbare Vorschläge liefert

Erste Vorschläge sind schon mit wenigen gespeicherten Angeboten möglich. Verlässlich wird das Bild aber erst, wenn typische Leistungen mehrfach vorkommen. Je mehr Positionen hinterlegt sind, desto stabiler fallen die Vorschläge für neue LVs aus.

Bei der Erkennung stehen zwei Wege zur Wahl. Der klassische Textvergleich trifft dann gut, wenn Positionstexte einheitlich geschrieben sind. Die semantische Erkennung bewertet Positionen dagegen nach ihrem fachlichen Inhalt und findet auch bei abweichender Wortwahl noch Treffer – wie das im Detail funktioniert, ist im Beitrag Schneller kalkulieren mit KI beschrieben.

Wie genau ein Treffer sein muss, legen Sie selbst fest. Eine hohe Mindestgenauigkeit liefert weniger, dafür sehr passende Vorschläge. Eine niedrigere Schwelle liefert mehr Anhaltspunkte, verlangt aber genaueres Hinsehen. Nach jeder Preisübernahme erstellt der KI-PreisNavigator ein Protokoll: Es zeigt je Position, wie viele Vergleichseinträge gefunden wurden, wie hoch die Übereinstimmung ist und welche Positionen als Grundlage gedient haben.

Worauf es beim Aufbau ankommt

• Nach jeder abgeschlossenen Kalkulation speichern, nicht nur bei gewonnenen Aufträgen.
• Positionstexte so übernehmen, wie sie im LV stehen – nachträgliches Kürzen erschwert den Vergleich.
• Die Mindestgenauigkeit anfangs eher hoch ansetzen und erst senken, wenn die Datenbasis gewachsen ist.
• Das Protokoll nach der Übernahme durchsehen und Positionen ohne Treffer bewusst von Hand kalkulieren.
• Preise aus sehr alten Angeboten prüfen, bevor Sie sie unverändert übernehmen.

Wer eine GAEB-KI-Preisdatenbank aufbauen will, sollte den Start nicht zu groß planen. Es lohnt sich nicht, alte Angebote rückwirkend nachzupflegen. Beginnen Sie mit der nächsten Kalkulation und lassen Sie den Bestand im laufenden Betrieb wachsen – nach ein paar Wochen regulärer Arbeit sind die häufigsten Positionen ohnehin mehrfach vertreten.

Ein Beispiel aus dem Ausbau: Ein Trockenbaubetrieb bearbeitet über das Jahr viele Ausschreibungen mit denselben wiederkehrenden Leistungen – Ständerwerk, Beplankung, Spachtelarbeiten, Revisionsöffnungen. Sind diese Positionen einmal in der Preisdatenbank, liefert das nächste LV für einen großen Teil der Positionen sofort einen Ausgangspreis. Die Zeit bleibt für die Positionen, die wirklich neu sind.

Was der Aufbau im Betrieb bringt

Neben der Zeitersparnis steht ein zweiter Punkt, der sich erst nach einigen Monaten zeigt: Die Preisfindung wird einheitlicher. Zwei Mitarbeiter, die dieselbe Leistung kalkulieren, greifen auf denselben Bestand zu. Und das Wissen bleibt im Unternehmen, auch wenn ein erfahrener Kalkulator einmal nicht verfügbar ist.

Alle Daten bleiben dabei auf Ihren Rechnern. Der KI-PreisNavigator arbeitet ohne Cloud und ohne Datenversand an fremde Anbieter – nachzulesen im Beitrag KI-Kalkulation: Ihre Daten bleiben im Unternehmen.

Häufige Fragen

Fazit

Eine GAEB-KI-Preisdatenbank aufbauen kostet pro Angebot wenige Sekunden und zahlt sich Ausschreibung für Ausschreibung aus. Der Bestand wächst mit der täglichen Arbeit, die Vorschläge werden mit der Zeit belastbarer – und die fachliche Entscheidung über jeden Einheitspreis bleibt dort, wo sie hingehört: bei Ihnen.

Der KI-PreisNavigator ist dabei ein Assistenzsystem und kein Ersatz für die Baukalkulation. Er kennt die Baustelle nicht, bewertet keine projektspezifischen Risiken und verfolgt keine Marktentwicklung. Was er kann, ist die Routine abnehmen: vergleichbare Positionen finden und einen belegten Ausgangspreis dazu liefern.