GAEB von der Ausschreibung bis zur Rechnung

GAEB von der Ausschreibung bis zur Rechnung – auf dem Papier ist das ein Auftrag. Im Betrieb sind es oft vier getrennte Arbeitsgänge. Die Ausschreibung kommt als Datei per E-Mail, kalkuliert wird in einer Tabelle, das Aufmaß entsteht auf Papier und die Rechnung in einem weiteren Programm. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie ein Leistungsverzeichnis einmal öffnen und es dann Phase für Phase bis zur E-Rechnung weitergeben.

Vier Phasen, vier Brüche im Arbeitsalltag

Ein Bauauftrag läuft im GAEB-Datenaustausch (Standard-Austauschformat im Bauwesen) durch feste Phasen. Der Auftraggeber schickt eine Angebotsaufforderung als X83. Sie geben Ihr Angebot als X84 zurück. Abgerechnet wird später mit einem Aufmaß als DA11 oder X31 und einer Rechnung.

Das Problem liegt selten in einer einzelnen Phase. Es liegt in den Übergängen. Wer die Positionen der Ausschreibung für das Aufmaß neu abtippt, riskiert Zahlendreher. Wer die Mengen aus dem Aufmaß für die Rechnung noch einmal eingibt, verdoppelt die Arbeit.

Dazu kommt die Rechnung selbst. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Lieferanten des Bundes müssen sie schon seit dem 27. November 2020 senden. Im B2B-Bereich gilt die Sendepflicht gestaffelt, spätestens ab dem 1. Januar 2028. Eine PDF per E-Mail reicht dafür nicht mehr.

GAEB von der Ausschreibung bis zur Rechnung: So hängen die Phasen zusammen

Der rote Faden durch alle Phasen ist das Leistungsverzeichnis (LV). Seine Positionen mit Ordnungszahl, Kurztext und Einheit bleiben vom ersten bis zum letzten Schritt dieselben. Es ändern sich nur die Werte, die dazukommen: erst der Preis, dann die ausgeführte Menge, dann der Rechnungsbetrag.

Genau hier setzt GAEB-Online 2025 an. Die Software öffnet das LV einmal und übergibt es an Excel. Die Erweiterungen für Kalkulation, Aufmaß und Rechnung arbeiten dann mit denselben Positionen weiter. Sie tippen das LV also nicht mehrfach ab.

Der Ablauf in vier Schritten

1. Ausschreibung öffnen und nach Excel bringen

Sie öffnen die GAEB-Datei in GAEB-Online 2025. Die Software liest GAEB 90, GAEB 2000 und GAEB DA XML 3.3. Eine LV-Statistik zeigt Ihnen beim Öffnen sofort, welche Positionsarten das LV enthält. Mit einem Klick geht das LV nach Excel – inklusive Formeln und Summenzeilen.

Was in einer X83 genau steht und worauf Sie beim Öffnen achten sollten, erklärt der Beitrag GAEB X83 erklärt.

2. Angebot kalkulieren und als X84 zurückgeben

Sie tragen Ihre Preise in Excel ein – oder in OpenOffice und LibreOffice. Danach holen Sie die Preise zurück in das LV und geben das Angebot als X84 oder PDF ab. Die Unterschrift legen Sie einmal an und setzen sie dann digital unter jedes Angebot. Wie der Rückweg der Preise aus Excel genau aussieht, zeigt der Beitrag GAEB-Preise aus Excel importieren.

Wer viele ähnliche LVs kalkuliert, kann den KI-PreisNavigator dazunehmen. Er schlägt Einheitspreise aus Ihren eigenen, früheren Angeboten vor. Die Auswertung läuft lokal auf Ihrem Rechner, die Preisdaten bleiben im Betrieb.

Fordert der Auftraggeber die Formblätter EFB 221 und EFB 223 an, greift eine der drei EFB-Erweiterungen. Welche davon zu Ihrer Lage passt, steht ausführlich im Beitrag Urkalkulation prüfsicher nachweisen.

3. Aufmaß erstellen

Nach der Ausführung erfassen Sie die Mengen in Excel – mit freien Formeln nach REB 23.003. Die Positionen stammen aus demselben LV, das Sie schon kalkuliert haben. Exportiert wird als DA11 in den Ausgaben 1979 und 1990 oder als GAEB X31.

Brauchen Sie nur eine X31 aus den Mengen eines LV, ohne eigene Aufmaßblätter, reicht der GAEB-X31-Generator. Warum ein sauberes Aufmaß die Zahlung beschleunigt, lesen Sie in Prüfbares Aufmaß: So kommt Ihr Geld schneller auf das Konto.

4. Rechnung stellen

Aus dem Aufmaß entsteht die Rechnung. Die Erweiterung Excel-Aufmaß XRechnung erzeugt sie als GAEB X89 oder als XRechnung 3.0 mit eingebettetem PDF. So erfüllen Sie die Anforderungen öffentlicher Auftraggeber, ohne die Beträge noch einmal zu erfassen. Hintergrund zur XRechnung bietet die Informationsseite E-Rechnung des Bundes.

Welches Werkzeug in welcher Phase

Nicht jeder Betrieb braucht jede Erweiterung. Die Tabelle zeigt, was welche Phase abdeckt.

Phase	Datei	Werkzeug
Ausschreibung lesen	X83, D83, P83	GAEB-Online 2025
Angebot abgeben	X84, D84, PDF	GAEB-Online 2025, optional KI-PreisNavigator
EFB-Preisblätter	EFB 221, EFB 223	Excel EFB-Kalkulation, EFB-EKT-Detail oder EFB-Rückwärtskalkulation
Aufmaß	DA11, GAEB X31	Excel-Aufmaß, Excel-Aufmaß XRechnung oder GAEB-X31-Generator
Rechnung	GAEB X89, XRechnung 3.0	Excel-Aufmaß XRechnung

Typische Stolpersteine an den Übergängen

Die meisten Probleme entstehen nicht in der Kalkulation, sondern dort, wo eine Phase in die nächste übergeht. Fünf Punkte sollten Sie kennen, bevor Sie den Ablauf im Betrieb einführen.

• PDF statt Datei. Viele Auftraggeber verlangen das Angebot ausschließlich im GAEB-Format. Ein ausgedrucktes oder als PDF verschicktes LV ersetzt die X84 nicht.
• LV-Struktur ändern wollen. Positionsnummern, Positionsarten und Bezüge im LV lassen sich in GAEB-Online 2025 nicht direkt ändern, und Sie können keine Positionen löschen. Mengen, Einheiten und Texte dürfen Sie anpassen. Tiefere Änderungen sind teilweise über den Import einer Excel-Datei möglich.
• Makros blockiert. Die Excel-Erweiterungen arbeiten mit VBA-Makros. Sind Makros in Excel gesperrt, starten sie nicht. Wie Sie sie freigeben, beschreibt die Hilfe im Abschnitt Makros aktivieren.
• Falsches Excel. Die Erweiterungen laufen in Microsoft Excel für Windows. In Excel für macOS oder in der Web-Version von Excel funktionieren sie in der Regel nicht.
• Gemischte Steuersätze. Die einfache Excel-Vorlage für XRechnung verarbeitet nur einen Mehrwertsteuersatz je Rechnung. Wer regelmäßig gemischte Sätze abrechnet, ist mit ihr nicht gut bedient. Wer ein Aufmaß mitliefern muss, nimmt ohnehin Excel-Aufmaß XRechnung.

Wer diese Punkte vorab klärt, erlebt den Ablauf als durchgehende Kette. Bei Fragen zur Einrichtung hilft die FAQ zu GAEB-Online 2025 weiter.

Was das im Betrieb bringt

Der größte Gewinn ist kein einzelnes Feature. Er liegt darin, dass die Daten zwischen den Phasen nicht mehr neu erfasst werden.

Beispiel: ein Elektrobetrieb vom LV bis zur XRechnung

Ein angenommener Fall zeigt, wie das im Alltag aussieht. Ein Elektrobetrieb erhält von einer Kommune eine Ausschreibung als X83. Er öffnet sie in GAEB-Online 2025 und kalkuliert die Positionen in seiner gewohnten Excel-Vorlage. Das Angebot geht als X84 mit digitaler Unterschrift zurück.

Der Betrieb bekommt den Zuschlag. Während der Ausführung erfasst der Bauleiter die Mengen in Excel, direkt auf den Positionen des Angebots. Am Monatsende exportiert er das Aufmaß als X31 für die Prüfung.

Die Rechnung entsteht aus demselben Aufmaß als XRechnung 3.0 mit eingebettetem PDF. Die Kommune kann sie maschinell einlesen und prüfen. Keine Position wurde auf dem Weg noch einmal abgetippt.

• Eine Datei vom Auftraggeber, ein LV im ganzen Auftrag.
• Kalkulation, Aufmaß und Rechnung in derselben Excel-Umgebung.
• Jede Phase endet mit der Datei, die der Auftraggeber braucht.

Häufige Fragen

Fazit

Der Weg von der Ausschreibung bis zur Rechnung wird nicht durch mehr Programme leichter, sondern durch weniger Übergaben. Wer das LV einmal öffnet und in Excel weiterträgt, spart Abtipparbeit und vermeidet Fehler. Mit GAEB-Online 2025 und den passenden Erweiterungen entsteht in jeder Phase die Datei, die der Auftraggeber erwartet – vom Angebot bis zur XRechnung.