ZUGFeRD aus Excel erstellen – das geht jetzt mit derselben Vorlage, mit der Sie bisher XRechnungen geschrieben haben. Aus der „Excel Vorlage für eine XRechnung“ wird deshalb die „Excel Vorlage für eine eRechnung“. Neu ist das Format ZUGFeRD: eine Rechnung, die Ihr Kunde wie eine normale PDF liest und die seine Buchhaltung trotzdem automatisch einliest. Dieser Beitrag zeigt, wann Sie ZUGFeRD brauchen und wie der Ablauf in Excel aussieht.
Warum Ihre Firmenkunden bald eine E-Rechnung erwarten
Viele Betriebe schreiben ihre Rechnungen seit Jahren in Excel und schicken sie als PDF. Für Rechnungen an Behörden war das schon länger nicht mehr genug. Jetzt erreicht die Pflicht auch den Alltag zwischen Unternehmen.
Seit Anfang 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen annehmen können. Das Ausstellen wird stufenweise Pflicht. Eine einfache PDF zählt dabei nicht als E-Rechnung, weil ihr die strukturierten Daten fehlen, die eine Buchhaltungssoftware auslesen kann.
Rechnungen an Privatkunden sind davon nicht betroffen, ebenso wenig Kleinbetragsrechnungen bis 250 €. Wer aber für Hausverwaltungen, Generalunternehmer oder andere Betriebe arbeitet, braucht bald ein passendes Format. Die rechtlichen Hintergründe und alle Begriffe rund um EN 16931, Leitweg-ID und Archivierung erklärt unser Ratgeber XRechnung und ZUGFeRD aus Excel. Hier geht es um die Praxis.
ZUGFeRD aus Excel erstellen: Was die neue Vorlage kann
Die Excel Vorlage eRechnung ist eine Rechnungsvorlage für Microsoft Excel. Sie füllen sie aus wie eine gewohnte Excel-Rechnung. Beim Erzeugen der Datei entscheiden Sie, welches Format der Empfänger bekommt.
Für Behörden erzeugt die Vorlage wie bisher eine XRechnung 3.0 mit Leitweg-ID. Neu ist ZUGFeRD: Dabei entsteht eine PDF im Archivformat PDF/A-3, in der die Rechnungsdaten zusätzlich als XML-Datei stecken. Ihr Kunde öffnet die Rechnung wie jede andere PDF. Seine Software liest Betrag, Steuer und Rechnungsnummer direkt aus den eingebetteten Daten.
Sie brauchen dafür kein GAEB-Online 2025. Die Vorlage arbeitet eigenständig in Excel, ohne Cloud und ohne Abo.
Der Ablauf in vier Schritten
1. Vorlage öffnen. Die Vorlage ist eine Excel-Datei mit Makros (.xlsm). Excel muss VBA-Makros ausführen dürfen. Wie Sie das freigeben, steht in der Hilfe unter Makros aktivieren.
2. Rechnung ausfüllen. Ihre Firmendaten tragen Sie einmal ein. Pro Rechnung kommen Empfänger, Artikel, Mengen und Preise dazu. Die Summen rechnet die Vorlage selbst. Ihr Logo im Kopfbereich dürfen Sie einsetzen, den Aufbau der Tabelle sollten Sie dagegen nicht verändern.
3. Format wählen. Geht die Rechnung an ein Unternehmen, nehmen Sie ZUGFeRD. Geht sie an eine Behörde, nehmen Sie die XRechnung und tragen die Leitweg-ID ein, die Ihnen der Auftraggeber nennt.
4. Versenden. Die Vorlage erzeugt die fertige Datei. Die ZUGFeRD-Rechnung schicken Sie wie gewohnt per E-Mail. Bewahren Sie die versendete Datei unverändert auf, denn E-Rechnungen müssen im Originalformat archiviert werden.
ZUGFeRD oder XRechnung: Welche Rechnung für wen?
Das richtige Format hängt vom Empfänger ab. Die Tabelle zeigt die typischen Fälle aus dem Betriebsalltag.
| Ihr Rechnungsempfänger | Format | Worauf es ankommt |
|---|---|---|
| Hausverwaltung, Generalunternehmer, anderer Betrieb | ZUGFeRD | Der Kunde liest die Rechnung als PDF, seine Software übernimmt die Daten. |
| Kommune, Land oder Bundesbehörde | XRechnung | Die Leitweg-ID des Auftraggebers muss in der Rechnung stehen. |
| Rechnung mit Aufmaß oder anderen Belegen als Anlage | XRechnung | In eine ZUGFeRD-Datei lassen sich keine weiteren Anlagen einbetten. |
| Privatkunde | keine E-Rechnung nötig | Eine PDF bleibt hier zulässig. |
Großkunden geben oft vor, welches Format sie haben wollen. Fragen Sie im Zweifel kurz nach, bevor Sie die erste Rechnung schicken. Hintergrund zum Standard selbst bietet das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), für Rechnungen an den Bund die Seite E-Rechnung des Bundes.
Was das im Betrieb bringt
Gewohntes Excel
Sie schreiben Rechnungen weiter in Excel. Keine neue Oberfläche, keine Einarbeitung in ein Rechnungsprogramm.
Zwei Formate, eine Vorlage
XRechnung für Behörden und ZUGFeRD für Firmenkunden entstehen aus denselben Rechnungsdaten.
Lesbar für Ihren Kunden
Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht aus wie Ihre bisherige PDF. Ihr Kunde muss sich nicht umstellen.
Daten bleiben bei Ihnen
Die Rechnung entsteht auf Ihrem PC. Es gibt kein Online-Konto und keine Cloud, in der Ihre Kundendaten liegen.
Gut zu wissen: Die Vorlage ist für einfache Rechnungen gedacht. Sie verarbeitet einen einheitlichen Mehrwertsteuersatz je Rechnung, und die Artikel werden gebündelt statt einzeln in die XML-Daten übernommen. Sie läuft nur in Microsoft Excel mit Makros, nicht in OpenOffice oder LibreOffice. Die Testversion zeigt den Ablauf, erzeugt aber keine vollständigen Rechnungen.
Beispiel: ein Malerbetrieb mit zwei Arten von Kunden
Ein angenommener Fall zeigt, wie das im Alltag aussieht. Ein Malerbetrieb streicht für eine Hausverwaltung ein Treppenhaus. Die Rechnung schreibt er in der Excel Vorlage eRechnung und erzeugt sie als ZUGFeRD. Die Hausverwaltung öffnet die PDF und bucht die Rechnung ohne Abtippen in ihre Software.
Im selben Monat arbeitet der Betrieb in einer Schule der Gemeinde. Für diese Rechnung wählt er die XRechnung und trägt die Leitweg-ID aus dem Auftrag ein. Die Vorlage, die Stammdaten und der Ablauf bleiben gleich – nur das Format ändert sich.
- Eine Vorlage für Firmenkunden und Behörden.
- Kein zweites Programm für die Rechnungsstellung.
- Für jeden Empfänger das Format, das er verarbeiten kann.
Und wenn Sie mit Aufmaß abrechnen?
Die Excel Vorlage eRechnung ist nicht an ein GAEB-Leistungsverzeichnis angebunden und erfasst keine Aufmaße. Wer Mengen nach REB 23.003 ermittelt und daraus abrechnet, nutzt die Erweiterung Excel-Aufmaß XRechnung. Sie erzeugt heute XRechnung 3.0 und GAEB X89B, wie im Beitrag XRechnung mit GAEB X89B erstellen beschrieben.
ZUGFeRD für Excel-Aufmaß XRechnung kommt im Januar 2027. Wie sich Aufmaß und Rechnung in den gesamten Auftrag einfügen, zeigt der Beitrag GAEB von der Ausschreibung bis zur Rechnung.
Häufige Fragen
Brauche ich GAEB-Online 2025, um ZUGFeRD aus Excel zu erstellen?
Nein. Die Excel Vorlage eRechnung funktioniert unabhängig von GAEB-Online 2025. Sie brauchen Microsoft Excel, in dem VBA-Makros ausgeführt werden dürfen.
Wann nehme ich ZUGFeRD und wann die XRechnung?
ZUGFeRD eignet sich für Rechnungen an Unternehmen, weil die Rechnung als PDF lesbar bleibt. Die XRechnung nehmen Sie für Behörden, die eine Leitweg-ID vorgeben, und immer dann, wenn Belege als Anlage mitgehen müssen.
Kann ich ein Aufmaß an eine ZUGFeRD-Rechnung anhängen?
Nein. In eine ZUGFeRD-Datei lassen sich keine weiteren Anlagen einbetten. Für Rechnungen mit Aufmaß ist die XRechnung der passende Weg, zum Beispiel mit der Erweiterung Excel-Aufmaß XRechnung.
Gibt es ZUGFeRD auch für Excel-Aufmaß XRechnung?
Ja, ZUGFeRD für die Erweiterung Excel-Aufmaß XRechnung kommt im Januar 2027.
Welche Grenzen hat die Excel Vorlage eRechnung?
Sie verarbeitet einen einheitlichen Mehrwertsteuersatz je Rechnung und übernimmt die Artikel gebündelt in die XML-Daten. Sie läuft nicht in OpenOffice oder LibreOffice. Die Testversion erzeugt keine vollständigen Rechnungen.
Fazit
Mit der Ausstellungspflicht ab 2027 brauchen viele Betriebe auch für Firmenkunden eine echte E-Rechnung. Wer seine Rechnungen als ZUGFeRD direkt aus der Excel-Vorlage erzeugt, behält seinen gewohnten Ablauf und liefert trotzdem eine Rechnung, die der Kunde lesen und seine Software verarbeiten kann. Die Excel Vorlage eRechnung deckt dafür beide Formate ab: ZUGFeRD für Unternehmen, XRechnung für Behörden.
Rechnungen für Firmen und Behörden aus einer Excel-Vorlage
Die Excel Vorlage eRechnung erzeugt ZUGFeRD und XRechnung direkt aus Excel – ohne GAEB-Online, ohne Cloud. Sehen Sie sich Funktionen, Voraussetzungen und Testversion auf der Produktseite an.